Facturation des pensions de chevaux : arrêter de courir après l’argent

Tout commence par le contrat de pension

Un impayé se règle rarement au moment de l’impayé : il se règle au moment de la signature. Un contrat de pension clair est la meilleure police d’assurance d’une écurie, et il n’a pas besoin d’être long. Il doit dire :

• Ce qui est inclus — box ou pré, paddock, foin, granulés (quantité), curage, sortie quotidienne, utilisation des installations. Écrivez aussi ce qui n’est pas inclus : maréchal, vétérinaire, dentiste, vermifuges, couvertures, soins particuliers.
• Le prix et la date de facturation — montant mensuel, jour d’émission de la facture, jour d’échéance, mode de paiement accepté.
• La révision du prix — la clause la plus souvent oubliée. Sans elle, vous ne pouvez pas répercuter la hausse du foin ou de l’aliment sans renégocier un par un. Prévoyez une révision annuelle avec un préavis d’un ou deux mois.
• Le préavis de départ — un mois est l’usage le plus courant. Sans préavis écrit, un départ au 30 du mois vous laisse un box vide sans compensation.
• Les assurances et la responsabilité — attestation de responsabilité civile du propriétaire, obligations de vaccination, conduite à tenir en cas d’urgence vétérinaire en l’absence du propriétaire.
• L’identification du cheval — numéro SIRE, propriétaire déclaré, carnet et document d’identification.

Ce que doit contenir une facture de pension

Une facture n’est pas un reçu écrit à la main. Même en micro-entreprise, les mentions obligatoires françaises s’appliquent :

• La mention « Facture », un numéro unique et séquentiel (sans trou dans la numérotation) et la date d’émission.
• L’identité complète de l’écurie : dénomination, adresse, SIRET, et le cas échéant le numéro de TVA intracommunautaire.
• L’identité du client : nom et adresse du propriétaire du cheval.
• Le détail de la prestation : « Pension au box — nom du cheval — mois de mars 2026 », avec la quantité et le prix unitaire.
• Le montant HT, le taux et le montant de TVA, puis le total TTC. En franchise en base, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » remplace la ligne de TVA.
• La date d’échéance, les pénalités de retard applicables et l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € pour les clients professionnels.

Les factures doivent être conservées dix ans. Un dossier de PDF nommés au hasard sur un ordinateur portable n’est pas une conservation : le jour du contrôle ou de la panne, c’est votre problème.

Facturer d’avance, toujours

La pension se facture à échoir — c’est-à-dire au début du mois, pour le mois qui commence — et non à terme échu. La différence paraît anodine ; elle ne l’est pas. En facturant à terme échu, vous nourrissez, curez et gardez un cheval pendant trente jours avant de demander l’argent. Vous financez votre client. Et si le propriétaire disparaît, vous perdez un mois complet au lieu d’une journée.

Fixez une date unique : facture émise le 1er, échéance au 5 ou au 10. Une date identique pour tout le monde vous permet de voir en un coup d’œil qui n’a pas payé, au lieu de suivre trente échéances différentes.

Prélèvement automatique ou chèque ?

Le chèque est confortable pour le client et coûteux pour vous : il faut l’attendre, le relancer, se déplacer à la banque, et il ne dit rien tant qu’il n’est pas encaissé. L’encaissement automatique — carte bancaire ou prélèvement SEPA — change la nature du problème : au lieu de relancer trente personnes, vous traitez les deux ou trois rejets du mois.

Le calcul est vite fait : quelques dizaines d’euros de frais bancaires sur un mois coûtent moins cher qu’une demi-journée passée à relancer, et bien moins cher qu’un mois de pension perdu.

Traiter un impayé sans y perdre le client

Une procédure écrite, connue d’avance, vaut mieux qu’une réaction à chaud :

1. J+3 — rappel automatique par message. Neuf fois sur dix, c’est un oubli et ça s’arrête là.
2. J+10 — relance nominative, par écrit, avec la facture en pièce jointe et la date d’échéance rappelée.
3. J+20 — appel téléphonique. On propose un échéancier écrit si la situation est réelle. Un échéancier respecté vaut mieux qu’un client perdu.
4. J+30 — mise en demeure par lettre recommandée, avec rappel des pénalités de retard prévues au contrat.
5. Au-delà — injonction de payer devant le tribunal compétent. La procédure est peu coûteuse et se fait sans avocat pour les petites sommes.

Un mot sur le « droit de rétention » : retenir un cheval pour obtenir le paiement est juridiquement délicat et humainement explosif. Avant d’y penser, relisez votre contrat et, surtout, parlez-vous. La plupart des impayés durables viennent d’un propriétaire en difficulté qui n’ose plus venir à l’écurie.

TVA : franchise en base ou assujettissement

La pension de chevaux relève de règles de TVA qui dépendent de la nature de l’activité et du régime de la structure. Deux repères utiles :

• En franchise en base, vous ne facturez pas de TVA et portez la mention de l’article 293 B du CGI. Vous ne récupérez pas non plus la TVA sur vos achats (foin, aliment, travaux).
• Au-delà des seuils, ou sur option, vous devenez assujetti : la TVA s’ajoute à vos prix, mais devient récupérable sur vos charges — ce qui peut être avantageux en cas d’investissements.

Le taux applicable dépend précisément de la prestation (pension seule, prise en pension avec travail du cheval, enseignement). C’est le sujet sur lequel un comptable se rembourse en une consultation : faites-le valider plutôt que de recopier ce que fait l’écurie voisine.

Automatiser avec MonHaras

Dans MonHaras, une pension n’est pas une facture à refaire tous les mois : c’est un contrat. Vous renseignez une fois le cheval, le propriétaire, la formule et le montant, et la facturation mensuelle part ensuite toute seule, avec la numérotation séquentielle, les mentions obligatoires et l’archivage.

Le paiement par carte est encaissé automatiquement à l’échéance, le règlement est rattaché au bon cheval et au bon propriétaire, et les retards apparaissent dans un tableau de suivi — plus besoin de croiser un relevé bancaire avec un cahier. Les frais bancaires s’élèvent à 2,5 % + 0,25 € par transaction, sans commission de plateforme, pour un abonnement de 40,00 € HT (48,00 € TTC) par mois. Voir la tarification.

Les places de pension libres peuvent en plus être publiées dans l’annuaire : ce sont des propriétaires en recherche qui vous trouvent, au lieu d’un box vide qui attend.